Regulamin świadczenia usług IT

1. Informacje ogólne

Regulamin obowiązuje od dnia zawarcia umowy o świadczenie usług IT.

Usługodawcą jest Playzoom Sp. z o.o. (marka handlowa ITdlaLekarzy), ul. Szańcowa 17, 01-458 Warszawa, NIP 701-071-24-21, KRS 0000692300. E-mail: biuro@itdlalekarzy.pl, telefon: 22 266 23 24.

2. Definicje

• Usługodawca — Playzoom Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, działająca pod marką ITdlaLekarzy, świadcząca usługi IT dla placówek medycznych.
• Klient / Zamawiający — podmiot leczniczy, gabinet lekarski, klinika, szpital lub inna placówka medyczna, która zawarła lub zamierza zawrzeć umowę z Usługodawcą.
• Umowa — umowa o świadczenie usług IT zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem, której integralną część stanowi niniejszy Regulamin.
• Usługi — usługi IT świadczone przez Usługodawcę, w szczególności: opieka IT, helpdesk, cyberbezpieczeństwo, backup, sieci i serwery, Microsoft 365, hosting, automatyzacje AI oraz audyty IT.
• SLA — Service Level Agreement, umowne poziomy świadczenia usług określające czasy reakcji i dostępność wsparcia technicznego.
• Dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, przetwarzane zgodnie z RODO i Polityką prywatności Usługodawcy.
• Dane medyczne — dane dotyczące stanu zdrowia pacjentów przetwarzane przez Klienta jako administratora danych, do których Usługodawca może mieć dostęp wyłącznie jako podmiot przetwarzający na podstawie odrębnej umowy powierzenia.
• Regulamin — niniejszy dokument określający warunki świadczenia usług IT przez Usługodawcę.

3. Zakres i warunki świadczenia usług

Usługodawca świadczy usługi IT dedykowane placówkom medycznym na terenie całej Polski. Zakres każdej usługi określa indywidualna oferta lub umowa.

Opieka IT i helpdesk: zdalne i stacjonarne wsparcie techniczne, dedykowany opiekun IT placówki, priorytetowa obsługa zgłoszeń medycznych, monitoring infrastruktury 24/7.

Cyberbezpieczeństwo: ochrona przed ransomware i phishingiem, zarządzanie uprawnieniami dostępu, szyfrowanie danych medycznych, regularne testy bezpieczeństwa.

Backup i ciągłość działania: automatyczne kopie zapasowe danych, testowanie odtwarzania danych, plan ciągłości działania (BCP), replikacja do bezpiecznej lokalizacji.

Hosting, sieci i infrastruktura: hosting WWW i VPS dla placówek, projektowanie i wdrożenie sieci LAN/Wi-Fi, konfiguracja serwerów i NAS, Microsoft 365 dla personelu medycznego.

Wszystkie usługi są dostosowane do wymogów prawnych obowiązujących podmioty lecznicze, w tym ustawy o działalności leczniczej, ustawy o prawach pacjenta oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej.

4. Zawarcie umowy

1. Zapytanie ofertowe — Klient składa zapytanie telefonicznie, mailowo lub przez formularz kontaktowy na stronie itdlalekarzy.pl.
2. Konsultacja i wycena — Usługodawca przeprowadza bezpłatną konsultację potrzeb IT placówki i przygotowuje indywidualną ofertę w ciągu 3 dni roboczych.
3. Akceptacja oferty — Klient akceptuje ofertę pisemnie (e-mail lub podpis na dokumencie). Akceptacja oferty jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu.
4. Podpisanie umowy — strony podpisują umowę o świadczenie usług IT w formie pisemnej lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
5. Wdrożenie — Usługodawca przystępuje do realizacji usług zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Klientem.

Ważne: dla placówek medycznych przetwarzających dane pacjentów wymagane jest zawarcie odrębnej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO, przed przystąpieniem do świadczenia usług wymagających dostępu do infrastruktury z danymi medycznymi.

5. Warunki płatności

Abonament miesięczny (usługi stałe) — usługi świadczone w modelu abonamentowym (opieka IT, helpdesk, monitoring) są rozliczane miesięcznie z góry. Faktura VAT wystawiana jest do 5. dnia każdego miesiąca z terminem płatności 14 dni.

Rozliczenie jednorazowe (projekty i wdrożenia) — usługi projektowe, wdrożenia infrastruktury, zakup sprzętu i licencji są rozliczane jednorazowo. Faktura wystawiana jest po zakończeniu prac lub dostawie sprzętu z terminem płatności 14 dni.

Rozliczenie godzinowe (prace dodatkowe) — prace wykraczające poza zakres umowy abonamentowej są rozliczane według stawki godzinowej określonej w cenniku lub ofercie. Stawki są podawane netto, do których doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce.

• Wszystkie ceny podawane są w złotych polskich (PLN) i są cenami netto, do których doliczany jest podatek VAT.
• Płatności realizowane są przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze VAT.
• W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
• Przy opóźnieniu przekraczającym 30 dni Usługodawca może zawiesić świadczenie usług po uprzednim pisemnym powiadomieniu Klienta z 7-dniowym wyprzedzeniem.
• Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail.
• Reklamacje dotyczące faktur należy zgłaszać w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury.

6. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność Usługodawcy

• Usługodawca odpowiada za należyte wykonanie usług zgodnie z umową i aktualną wiedzą techniczną.
• Usługodawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Klientowi z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.
• Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta za ostatnie 3 miesiące świadczenia usług.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z działania siły wyższej, awarii infrastruktury zewnętrznej (dostawcy internetu, operatorzy telekomunikacyjni), ani za szkody pośrednie i utracone korzyści.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki działań lub zaniechań Klienta, w tym za szkody wynikłe z nieautoryzowanego dostępu do systemów spowodowanego zaniedbaniem Klienta.

Obowiązki i odpowiedzialność Klienta

• Klient zobowiązany jest do zapewnienia Usługodawcy dostępu do infrastruktury IT niezbędnego do realizacji usług.
• Klient odpowiada za prawidłowe korzystanie z systemów IT i przestrzeganie zasad bezpieczeństwa przekazanych przez Usługodawcę.
• Klient jest administratorem danych osobowych pacjentów i ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania tych danych z RODO.
• Klient zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Usługodawcy o wszelkich incydentach bezpieczeństwa, awariach i nieprawidłowościach.
• Klient zobowiązany jest do terminowego regulowania należności wynikających z umowy.

Wyłączenie odpowiedzialności medycznej: Usługodawca świadczy wyłącznie usługi informatyczne i techniczne. Nie ponosi żadnej odpowiedzialności za decyzje medyczne, leczenie pacjentów ani za skutki przerw w dostępie do systemów medycznych wynikające z okoliczności niezależnych od Usługodawcy.

7. Ochrona danych i poufność

Umowa powierzenia danych (DPA, art. 28 RODO) — w przypadku, gdy Usługodawca uzyska dostęp do systemów zawierających dane osobowe pacjentów, strony zawierają odrębną Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych. Usługodawca działa wówczas wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na udokumentowane polecenie Klienta jako administratora.

Tajemnica zawodowa i NDA — wszyscy pracownicy i współpracownicy Usługodawcy mający dostęp do infrastruktury Klienta są zobowiązani do zachowania poufności informacji. Na żądanie Klienta Usługodawca podpisuje odrębną umowę o zachowaniu poufności (NDA).

Bezpieczeństwo danych medycznych — Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji danych, kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień oraz rejestrowanie dostępów do systemów Klienta.

Incydenty bezpieczeństwa — w przypadku wykrycia naruszenia ochrony danych osobowych Usługodawca niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin, powiadamia Klienta o zaistniałym incydencie, umożliwiając mu wypełnienie obowiązku zgłoszenia do UODO w terminie 72 godzin.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych opisane są w Polityce prywatności.

8. Poziomy świadczenia usług (SLA)

Usługodawca gwarantuje następujące maksymalne czasy reakcji na zgłoszenia, liczone od przyjęcia zgłoszenia w godzinach pracy helpdesku:

Dostępność wsparcia: helpdesk działa codziennie 9:00–18:00. Monitoring infrastruktury działa 24/7, niezależnie od pakietu godzin.

9. Rozwiązanie umowy

Za porozumieniem stron — umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie za porozumieniem stron, w formie pisemnej lub elektronicznej. Strony ustalają warunki zakończenia współpracy, w tym przekazanie dokumentacji i danych.

Z zachowaniem okresu wypowiedzenia (30 dni) — każda ze stron może wypowiedzieć umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej lub elektronicznej.

Ze skutkiem natychmiastowym przez Usługodawcę — w przypadku: (a) opóźnienia w płatności przekraczającego 60 dni po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty, (b) rażącego naruszenia postanowień umowy przez Klienta, (c) działań Klienta zagrażających bezpieczeństwu systemów lub danych.

Ze skutkiem natychmiastowym przez Klienta — w przypadku rażącego naruszenia postanowień umowy przez Usługodawcę, w szczególności naruszenia poufności danych medycznych lub wielokrotnego niedotrzymania parametrów SLA.

Procedura zakończenia współpracy

• Usługodawca przekaże Klientowi kompletną dokumentację techniczną infrastruktury IT w ciągu 14 dni od rozwiązania umowy.
• Dane Klienta przechowywane na serwerach Usługodawcy zostaną przekazane lub bezpiecznie usunięte zgodnie z życzeniem Klienta.
• Usługodawca zapewni 30-dniowy okres przejściowy wsparcia technicznego w celu płynnego przekazania systemów nowemu dostawcy (na wniosek Klienta, odpłatnie).
• Wszelkie należności wymagalne na dzień rozwiązania umowy pozostają w mocy i podlegają uregulowaniu.

10. Rozstrzyganie sporów

1. Negocjacje bezpośrednie — w przypadku sporu strony zobowiązują się do podjęcia negocjacji w ciągu 14 dni od zgłoszenia sporu przez jedną ze stron drogą pisemną lub elektroniczną.
2. Mediacja — jeżeli negocjacje nie przyniosą rezultatu w ciągu 30 dni, strony mogą skierować spór do mediacji prowadzonej przez mediatora wybranego za porozumieniem stron lub wyznaczonego przez Centrum Mediacji przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.
3. Postępowanie sądowe — w przypadku braku porozumienia w drodze mediacji spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, tj. sąd właściwy dla m.st. Warszawy.

Prawo właściwe: niniejszy Regulamin oraz umowy zawarte na jego podstawie podlegają prawu polskiemu, w szczególności przepisom Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisom o ochronie danych osobowych (RODO i ustawa o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r.).

11. Zmiany regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w następujących przypadkach:

• zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, świadczenia usług drogą elektroniczną lub prawa telekomunikacyjnego,
• zmiany w zakresie świadczonych usług, wprowadzenia nowych usług lub wycofania usług z oferty,
• konieczności dostosowania Regulaminu do orzeczeń sądów lub decyzji organów administracji publicznej,
• zmian technologicznych lub organizacyjnych wpływających na sposób świadczenia usług.

O każdej zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klientów drogą elektroniczną (e-mail) z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Brak sprzeciwu Klienta w tym terminie oznacza akceptację zmian. W przypadku braku akceptacji zmian Klient ma prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem na dzień wejścia w życie zmian.

12. Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2026 r. i zastępuje wszelkie wcześniejsze regulaminy i ogólne warunki świadczenia usług Usługodawcy.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc wiążącą.
4. Regulamin dostępny jest w aktualnej wersji na stronie internetowej itdlalekarzy.pl/regulamin oraz w siedzibie Usługodawcy.
5. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem zmian Regulaminu dokonywanych zgodnie z punktem „Zmiany regulaminu”.
6. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część każdej umowy o świadczenie usług IT zawartej z Usługodawcą.

13. Kontakt

Playzoom Sp. z o.o. (ITdlaLekarzy), ul. Szańcowa 17, 01-458 Warszawa, NIP 701-071-24-21
E-mail: biuro@itdlalekarzy.pl · Telefon: 22 266 23 24