Który kanał do czego
| Kanał | Kiedy można | Na co uważać |
|---|---|---|
| Poczta służbowa | do pacjenta na jego prośbę, do współpracującej placówki | załącznik zaszyfrowany, hasło innym kanałem, sprawdzony adres |
| Prywatna poczta pracownika | nigdy | brak kontroli placówki, dane zostają po odejściu pracownika |
| Pendrive | wyjątkowo, gdy nie ma innej drogi | tylko szyfrowany i służbowy; po użyciu dane usunąć |
| WhatsApp, Messenger | nie do dokumentacji medycznej | prywatne telefony, kopie w prywatnej chmurze |
| Zdjęcia prywatnym telefonem | nie | automatyczna kopia do Google Zdjęć lub iCloud |
| Wydruk | gdy pacjent odbiera osobiście | potwierdź tożsamość odbierającego |
Wynik do pacjenta e-mailem — krok po kroku
- Pacjent prosi i podaje adres — zapisz to w dokumentacji.
- Zaszyfruj plik, np. PDF z hasłem albo archiwum 7-Zip z szyfrowaniem AES-256.
- Hasło przekaż innym kanałem — SMS-em albo telefonicznie, nigdy w tym samym mailu.
- Sprawdź adres dwa razy. Autouzupełnianie adresu w programie pocztowym to jedna z najczęstszych przyczyn wysyłki do niewłaściwej osoby.
- Nie zostawiaj kopii na pulpicie ani w folderze „Pobrane”.
Gdy dane trafiły nie tam, gdzie trzeba
Poproś odbiorcę o usunięcie wiadomości i potwierdzenie, powiadom kierownika lub inspektora ochrony danych i oceńcie ryzyko dla pacjenta. Jeśli naruszenie może mu zagrażać, placówka ma 72 godziny na zgłoszenie do Prezesa UODO. Krok po kroku: naruszenie danych pacjentów — co zrobić.
Jak to uporządkować na stałe
- jedna służbowa skrzynka dla każdego pracownika, z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym (MFA)
- wspólne skrzynki (np. rejestracja@) zamiast przekazywania haseł
- szyfrowane dyski w laptopach i blokada nieznanych pendrive'ów
- krótka instrukcja dla personelu: który kanał do czego
Pocztę i pliki w placówkach porządkujemy najczęściej w Microsoft 365 — z kontami imiennymi, MFA i kopią zapasową.